Kennen sie das: Voller Elan, Ideen und Pläne stürzen sie sich in den Arbeitstag und spätestens nach der Bearbeitung Ihres email-Accounts ist nicht nur dieser verflogen sondern auch Ihre Zeit. Trotzdem uns das Informationszeitalter enorme Produktivitätszuwächse beschert hat, beschleicht einen selbst oft das dumpfe Gefühl, trotz enormer ver- und bearbeiteter Kommunikationsmengen, nicht viel weiter gebracht zu haben.

Laut einer Studie des Henley Management Colleges im Auftrag des Headset-Spezialisten Plantronics verbringen europäische ManagerInnen bis zu zwei Stunden mit der E-Mail-Kommunikation, das sind 25 Prozent eines typischen Arbeitstages, wobei sie Rund 32 Prozent aller gelesenen und gesendeten E-Mails als “irrelevant” und als reine Zeitfresser bezeichneten. Dem Einsatz von emails im internen Kommunikationsweg oder in Entscheidungsprozessen sowie als Ersatz von persönlichen Gesprächen stehen die Befragten kritisch gegenüber.

Ist ein effektiver Einsatz der elektronischen Post also reines Wunschdenken?

Mitnichten, wenn man folgende fünf Punkte des email-Managements beachtet:

• Prüfen Sie Ihr Postfach nicht ständig nach neuen E-Mails. Planen Sie stattdessen ein bis zwei feste Zeitpunkte pro Tag für die Bearbeitung ein. Sollten Sie emails nicht zeitnah beantworten müssen, verzichten sie lieber auf die automatische Benachrichtigung über neue Mails. Damit vermeiden Sie Unterbrechungen Ihrer Arbeit.

• Halten sie Ihren Posteingang sauber. Löschen Sie alle Nachrichten, die Sie für bedeutungslos halten. Legen Sie sich ein System von Ordnern und Unterordnern an, die Ihnen die systematische Weiterbearbeitung der emails erlauben.

• Beantworten Sie Nachrichten sofort, bei denen Sie wissen, dass es nicht länger als drei Minuten dauert. Für die Nachrichten, die Sie später lesen wollen, sollten Sie sich einmal pro Woche Zeit nehmen.

• Richten Sie sich Vorlagen und Textbausteine ein, um Zeit und Arbeit bei der Beantwortung von ähnlichen emails zu sparen.

• Achten Sie auf “Netiquette”. Verwenden Sie Regeln wie Groß- und Kleinschreibung, nutzen Sie aussagekräftige Betreffzeilen, formulieren Sie kurz und präzise und verzichten Sie nicht auf ein Minimum an Höflichkeit.